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前厅部管理与服务技能培训

  2008/7/7 15:25:00 澳门MGM集团:

第一节  前厅部岗位职责认知

培训对象 酒店前厅部全体员工

培训目的 明确岗位职责及工作技能要求,为客人提供优质服务

培训要点 前厅管理人员的素质及职责,前厅服务人员的素质及职责
 
一、前厅经理的素质与职责
前厅经理是前厅营业与管理的最高指挥,是前厅全体员工甚至是整个酒店的形象代表。其主要工作是通过对前厅经营的计划、组织、人员配备、指挥与控制,创造出前厅高效工作的气氛,从而保证酒店的经济效益。
1.前厅经理的素质要求
(1)知识要求
①掌握酒店经营、销售知识,熟悉旅游经济、旅游地理、公共关系、经济合同等知识。
②掌握前厅各项业务标准化操作程序、客房知识、了解旅客心理和推销技巧。
③掌握酒店财务管理知识,懂得经营统计分析。
④熟悉涉外法律,了解国家重要旅游法规。
⑤具有一定的电脑管理知识。
⑥熟练运用一门外语阅读、翻译专业文献,并能流利准确地与外宾对话。
⑦了解宗教常识和国内外民族习惯和礼仪要求,了解国际时事知识。
(2)能力要求
①能够根据客源市场信息和历史资料预测用房情况、决定客房价格,果断接受订房协议。
②能够合理安排前厅人员有条不紊地工作,能处理好与有关部门的横向联系。
③善于在各种场合与各阶层人士打交道,并能够积极与外界建立业务联系。
④能独立起草前厅工作报告和发展规划,能撰写与酒店管理相关的研究报告。
⑤遇事冷静、感情成熟,有自我控制能力。
⑥善于听取他人意见,能正确地评估他人的能力,能妥善处理客人的投诉。
(3)经验要求
一般要求前厅经理具有三年以上的前厅服务和管理经验。
2.前厅经理的岗位职责
(1)主管前厅业务运转,协调前厅各部门的工作,负责制订前厅的各项业务指标和规划。
(2)每天检查有关的报表,掌握客房的预订销售情况,并负责安排前厅员工班次及工作量。
(3)掌握每天旅客的抵离数量及类别;负责迎送、安排重要客人的住宿。
(4)严格按照前厅各项工作程序,检查接待员、收银员、行李员等工作情况。
(5)配合培训部对前厅员工进行业务培训,提高员工素质,并具体指导员工各项工作。
(6)与财务部密切合作,确保住店客人入账、结账无误。
(7)协调销售、公关、客房、餐饮以及工程维修部门,共同提高服务质量。
(8)负责监督营业报表,并进行营业统计分析。
(9)负责处理和反映跑账、漏账等特殊问题。
(10)收集客人对客房、前厅以及其他部门的意见,处理客人投诉。
(11)与安全部联系,确保住店客人安全,维持大堂的正常秩序。
(12)组织和主持前厅部务会议和全体员工会议。
为了确保前厅经营的顺利进行,前厅还设值班经理。这样,前厅每时每刻都有经理主管,任何重要问题都能及时得到解决或反馈。值班经理具有前厅经理的职责与权力,前厅经理缺席时,他可以代理主持前厅工作。


二、前厅主管的素质与职责
在规模较大的酒店里,前厅的管理人员除前厅经理之外,还设有主管人员,如前厅业务主管以及下属的各位领班人员。前厅主管接受前厅经理领导,负责前厅营销的日常工作。
1.前厅主管的素质要求
(1)熟知“服务”的多重结构,销售组合概念、商品广告艺术和效果、产品定价策略知识。
(2)了解中外旅游市场的需求层次,主要客人工作。
(3)能够在前厅经理授权下,协调与各旅行社、酒店以及涉外企事业单位的工作关系,努力为酒店开辟客源新渠道。
(4)能熟练撰写客源市场分析、酒店经营分析报告等业务文件,有较强的口头表达能力。
(5)协调前厅各项工作关系和人际关系的能力。
(6)监督、检查和指导前厅员工的各项业务工作的能力。
(7)能妥善处理客人投诉和前厅客人闹事等情况,维持良好的客人关系与前厅秩序。
2.前厅主管的岗位职责
(1)掌握前厅营业的基本情况,如客人到离人数、客房出租率、客房状况、订房情况等,发现问题及时向前厅经理汇报。
(2)协调前厅与客房、餐饮以及工程维修部门的关系,共同搞好服务工作。
(3)严格按照酒店规定对前厅询问、接待、行李、结账等环节的服务态度、服务方式、服务质量等方面进行督导。
(4)了解员工的思想、学习、工作、生活情况,协助前厅经理做好员工的技术培训与业务考核工作。

三、前厅服务员的素质与职责
前厅服务员是酒店形象的代表,是酒店各部门中素质最高的员工。他们身兼酒店的推销员、公关员、调解员、信息资料员以及业务监督员数职。酒店的成功经营与否,客人对酒店的印象甚至是否在本店留宿往往决定于酒店前厅服务员的素质。
1.前厅服务员的素质要求
前厅的员工应该具备较高的素质,酒店应该选拔素质最高的员工在前厅工作。前厅员工的基本素质包括以下几方面:
(1)仪表、仪态
优秀的前厅服务员,必须着装整洁、大方、面带微笑、主动热情、讲究礼仪、礼貌、彬彬有礼地接待客人。而且头脑反应灵敏、记忆准确、表情自然、留意客人表情,注意客人动作,掌握客人心理。许多酒店规定:前厅服务员上岗前要洗头、吹风、剪指甲、保证无胡须、头型大方;化妆轻淡、朴素雅致;不使用有颜色指甲油及浓味香水等。
前厅服务员的仪表、仪容、礼仪、礼貌直接影响酒店的形象,关系到服务质量、客人的心理活动,甚至影响到酒店的经济效益。也就是说,酒店前厅服务员首先在仪表、仪态上给客人形成一个管理有素、经营有方的印象,从而觉得受到尊重并且感到能在这样的酒店里住宿是一种荣耀,因此愿意再次光临。
(2)语言
前厅服务员不仅应有良好的仪容、仪表,而且必须具备优美的语言,令人愉快的声调,恰当的内容和灵活策略的语言技巧。这样,前厅的服务就显得生机勃勃。前厅服务员必须掌握一两门外语的基本会话,发音标准,表达准确。
(3)行为举止
优秀的前厅服务员,应该做到站立标准、行为规范、举止大方。尽量避免或克服不好的习惯动作如吸烟、嚼口香糖、工作场所吃喝、高嗓门叫喊、勾肩搭背、指手划脚等。
(4)业务操作技能
前厅服务员必须能够熟练、准确地按程序完成本职工作。工作的快速敏捷、准确无误也标志着酒店管理水平。任何业务操作失误,不仅会给酒店造成经济损失,更重要的是破坏了客人对酒店的总体印象。
(5)应变能力
应变能力是前厅服务员所应该具备的特殊服务技能与素质。因为客人来自全国各地或异国他乡,不同的生活习惯、不同的知识与修养都会有不同的表现;酒店在经营中也会出现失窃、火灾以及账目失控等特殊的情况,前厅服务员只有具备应变能力,才能妥善处理好这些特殊问题。在任何情况下,前厅服务员都应沉着冷静,采用灵活多变的方法,处理好每件特殊的事件。
(6)诚实度
前厅服务员必须具有较高的诚实度。这一素质在酒店经营中已显得愈加重要。特别是在涉及到出纳工作及外币兑换工作时,前厅服务员必须能够严格遵守工作纪律;在接待工作中,客人的优惠必须符合酒店的规定,绝对不能以工作之便,徇私舞弊。
(7)知识面
前厅服务员在业务中经常能碰到客人各种各样的提问。这些问题有时会涉及到政治、经济、旅游、风俗、文化以及有关酒店情况,前厅服务员只有具备较宽的知识面和丰富的专业知识,才能为客人提供准而实的信息。
(8)合作精神
前厅的每一位员工都应该意识到前厅就是酒店的一个“舞台”,每个人都在扮演一个特定的角色,要想演好这场戏,需要员工的集体合作。当接待员忙于接待时或因特殊情况离开工作岗位时,其他员工必须能够替代其工作,共同使客人满意,个人的意见或恩怨决不能表现到工作中来,否则会破坏整个酒店的形象。
2.前厅服务员岗位职责
(1)迎宾岗位职责
①指挥和疏导门前车辆,做好宾客迎送工作。
②面带笑容,为客人打开车门,躬身向客人致意,并用右手挡住车门上沿,以免客人碰头。对孩子、老人或是行动不便的客人,要主支提供帮助,搀扶下车。
③帮助客人装卸行李,并请客人清点、检查有无物品遗失。如果客人是离店,应在车辆开动后向客人挥手致意。注重在开关车门时不要夹住客人的衣裙及物件。
④观察出入门厅人员的动向,注意做好防暴、防窃工作,并协助保卫人员做好宾客抵达与离开时的保卫工作。
(2)接待员职责
①细致热情地接受订房和团体开房。在开房时向客人详细介绍房间情况,讲清房价,避免引起误解。
②做好开房登记和有关验证客人身份的工作。熟悉当天抵店的VIP客人身份、房号及抵离时间。
③熟悉当天散客及旅行团的开房情况,掌握当天的房间状况。
④办理加床和换房要向客人讲明情况,并要登记和说明,以便查询。
⑤夜班当班员工,要负责制作当日报表,反映房间情况,并搞好班组卫生。
⑥严格遵守各项制度和服务程序。
(3)预订员职责
①根据客人的要求,为其提供与其需求相应的客房。
②全天24小时为客人提供预订服务,及时处理客人的订房要求。
③及时记录和存储预订资料。
④做好客人抵达前的准备工作。
(4)行李员职责
①按规定位置站立,站姿要端正,并密切注意客人动态,准备随时为客人提供帮助。
②时刻注意分房员的召唤,热情为客人带路,敏捷地为客人运送行李,并主动为客人介绍酒店的各项服务设施。
③要注意确保客人行李的安全,并及时准确地帮助客人把行李送到指定的地点。
(5)行李寄存员职责
①回答客人关于寄存的问询,向客人说明酒店有关寄存的规定。
②寄存领取手续要清楚,登记要准确,力争不出差错,万一出错则应立即向有关领导汇报。
③做好交接班工作,各项手续要清楚。
④严格遵守有关制度及各项服务操作程序。
(6)收银员岗位职责
①严格遵守各项财务制度和操作程序。准确地收点客人的现金或是支票。准确地填写发票。
②做好交接班工作,钱物一定要交割清楚。
③按规定及时结清客人或团体的各种费用。
(7)话务员岗位职责
①负责接听一切外来电话,连接酒店各部门及客人的一切电话。
②转达客人的投诉,通知有关部门采取补救措施。
③负责为客人提供叫醒服务。
④负责将客人的一切要求通过电话转达给有关部门或个人。
⑤明确在接到紧急电话时应采取的措施和行动。
(8)问询员岗位职责
①掌握本酒店的一切设施及酒店所在城市的其他大酒店、娱乐场所、游览胜地的一些情况。
②管理好客房钥匙,做好保管和收发工作。
③熟悉电脑查询操作。
④帮助客人安排会客。将来访者的姓名等情况传达给客人,再根据客人的意见安排会面事宜。
⑤负责办理客人委托的相关事宜。为客人办理订房、购买机票和车(船)票、办签证、取送物品、购物等各项事情。
(9)票务员职责
①满足客人的需要,及时为其购买机票、车(船)票。并做好购票及发票的登记工作,确保无误。
②按规定收取购票手段费,并及时结清账目。
③严格遵守有关制度和服务操作规定。
(10)前台领班职责
①协助前台主管好日常工作。检查、督促员工严格遵循各项服务程序和标准,为客人提供优质服务。
②尽最大努力满足顾客需求,认真处理客人的投诉,遇到不能解决的问题要及时向上级汇报。
③确保入住登记符合有关规定,做到详细、准确、清晰。每天定时检查,准确控制房间状态。遇到有换房、特殊安排房等情况要及时通知有关部门。
④每天定期检查邮件、留言,确保其发送、存放、记录准确无误。
⑤完成上级分派的其他工作。

第二节  前厅管理基础知识培训

培训对象 酒店前厅部全体员工

培训目的 掌握前厅管理的基础知识,明确前厅部的地位及作用

培训要点 酒店前厅概念、任务及作用的
了解
酒店前厅设置原则及其要求
 
一、酒店前厅的认识
酒店前厅是客人进入酒店的第一个接触点,又是离开酒店的最后接触点,它直接关系到客人的住宿满意程度和对酒店的印象。在现代化酒店里,前厅往往被认为是整个酒店的核心部门,无论是在前厅设置、员工素质上还是在管理手段上都要求高于其他部门。因此,前厅的管理已成为酒店管理的重要组成部分。
1.酒店前厅的概念
酒店前厅,又称为总服务台,或称为总台、前台等。它通常是设在酒店的大堂,负责推销酒店产品与服务,组织接待工作、业务调度的一个综合性服务部门。前厅在酒店管理中具有全面性、综合性和协调性,是酒店的神经中枢。
酒店前厅具体负责的工作主要有客人订房、登记、客房状况控制、客人账务的结算与审核以及前厅综合性业务管理。前厅的工作主要涉及酒店外务部的业务活动。
酒店的外务部通常是比前厅意义更广的一个术语。它包括酒店外观、大堂、前厅、客房、公共区域、娱乐健身场所、餐厅酒吧以及商务中心和商店等。与外务部相对应,则是酒店的内务部,这是指那些不与客人直接接触的酒店部门,如财务部、人力资源部、工程维修部、库房、洗衣房以及数据处理中心等。内务部与外务部将酒店分成了两大块,即形成酒店经营的一线和二线或是业务经营与管理职能部门。因此,酒店外务部不同于前厅,它是包括前厅在内的一个术语。
2.前厅部的任务
具体地讲,前厅部有以下七项主要任务:
(1)销售客房
前厅部的首要任务是销售客房。目前,我国有相当数量酒店的赢利,前厅部占整个酒店利润总额的50%以上。前厅部推销客房数量的多与少,达成价格的高与低,不仅直接影响着酒店的客房收入,而且住店人数的多少和消费水平的高低,也间接地影响着酒店餐厅、酒吧等收入。
(2)正确显示房间状况
前厅部必须在任何时刻都正确地显示每个房间的状况—住客房、走客房、待打扫房、待售房等,为客房的销售和分配提供可靠的依据。
(3)提供相关服务
前厅部必须向客人提供优质的订房、登记、邮件、问讯、电话、留言、行李、委托代办、换房、钥匙、退房等各项服务。
(4)整理和保存业务资料
前厅部应随时保持最完整最准确的资料,并对各项资料进行记录、统计、分析、预测、整理和存档。
(5)协调对客服务
前厅部要向有关部门下达各项业务指令,然后协调各部门解决执行指令过程中遇到的新问题,联络各部门为客人提供优质服务。
(6)建立客账
建立客账是为了记录和监视客人与酒店间的财务关系,以保证酒店及时准确地得到营业收入。客人的账单可以在预订客房时建立(记入定金或预付款)或是在办理入住登记手续时建立。
(7)建立客史档案
大部分酒店为住店一次以上的零星散客建立客史档案。按客人姓名字母顺序排列的客史档案,记录相关内容。
3.前厅部的地位和作用
(1)前厅部是酒店业务活动的中心
客房是酒店最主要的产品。前厅部通过客房的销售来带动酒店其他各部门的经营活动。为此,前厅部积极开展客房预订业务,为抵店的客人办理登记入住手续及安排住房,积极宣传和推销酒店的各种产品。同时,前厅部还要及时地将客源、客情、客人需求及投诉等各种信息通报有关部门,共同协调全酒店的对客服务工作,以确保服务工作的效率和质量。
同时,前厅部自始至终是为客人服务的中心,是客人与酒店联络的纽带。前厅部人员为客人服务从客人抵店前的预订、入住,直至客人结账,建立客史档案,贯穿于客人与酒店交易往来的全过程。
(2)前厅部是酒店管理机构的代表
前厅部是酒店的神经中枢,在客人心目中它是酒店管理机构的代表。客人入住登记在前厅、离店结算在前厅,客人遇到困难寻求帮助找前厅,客人感到不满时投诉也找前厅。
前厅工作人员的言语举止将会给客人留下深刻的第一印象,最初的印象极为重要。如果前厅工作人员能以彬彬有礼的态度待客,以娴熟的技巧为客人提供服务,或妥善处理客人投诉,认真有效地帮助客人解决疑难问题,那么他对酒店的其他服务,也会感到放心和满意。反之,客人对一切都会感到不满。

培训练习3
前厅部的员工在工作中有一些具体的事项需要注意:
1.注意使用礼貌用语,如“请”、“您”、“对不起”、“先生”、“女士”等。
2.时刻提醒自己要面带微笑。
3.要善于在工作中控制自己的情绪。
4.学会艺术地拒绝。
由此可见,前厅部的工作直接反映了酒店的工作效率、服务质量和管理水平,直接影响酒店的总体形象。
(3)前厅部是酒店管理机构的参谋和助手
作为酒店业务活动的中心,前厅部能收集到有关整个酒店经营管理的各种信息,并对这些信息进行认真的整理和分析,每日或定期向酒店管理机构提供真实反映酒店经营管理情况的数据和报表。前厅部还定期向酒店管理机构提供咨询意见,作为制定和调整酒店计划和经营策略的参考依据。
综上所述,前厅是酒店的重要组成部分,是加强酒店经营的第一个重要环节。
二、酒店前厅的设置原则及标准
1.前厅设置的基本原则
尽管前厅的设置随着酒店业的发展在不断更新,各类酒店在前厅设计上都突出自己的特点,但是前厅的设计都要遵循这些基本的原则,以利于前厅的运转。
(1)经济性
前厅一般是设在酒店的大堂,而大堂是酒店的寸金之地。酒店可以充分利用这一客流量最大的地方,设置营利设施。因此,前厅的设置要尽量少占用大堂空间。
(2)安全性
前厅的设置遵循安全性原则。其含义一方面是指前厅的设置必须确保“收银处”的安全,预防有害酒店现金和账务活动的事情发生;另一方面,前厅的设计要能够为客人保密,不能让客人轻易得知其他客人的情况。因此,酒店的前台以直线形、半圆形为多,而圆形较少。
(3)明显性
前厅的位置应该是明显的,也就是前厅的可见度比较强。客人一进入酒店就能发现前厅,同时前厅的员工也能够看清酒店大堂出入的过往客人。如果一家酒店的前厅不易让客人找到,那么其设置是不合理的。此外,前厅的明显性原则还包括前台各业务处的明确中英文标示。
(4)效益性
前厅的设置还应该注意各工作环节的衔接,确保前台接待人员工作效率的提高和节省客人的时间与体力,绝大多数酒店的前台都是以“客房控制架”为中心进行设计的。这种方法最利于提高前厅接待工作效率。“时间与动作研究”是设计前厅必须要进行的工作。
(5)美观性
前厅不仅要高效、准确完成客人的入住登记手续,而且要能够给客人留下深刻的良好形象。因此,前厅的布局、灯光、色彩以及气氛都是不容忽视的内容。
2.前厅设置的基本标准
前厅规模的大小尽管受到酒店性质、规模、位置等因素影响,但是,一般酒店前厅规模应该符合以下基本标准。
(1)前厅的高度与宽度
在西方国家,酒店前厅的高度通常是1.01米,宽0.7米,过高或过低都不利于前厅的接待工作。
(2)前厅的长度
前厅的长度通常受到酒店规模和等级影响。一般是按床位数量计算的。在欧洲国家里,按每个床位需要0.25米来推算。美国又有如下的推算标准,如下表:
 
前厅长度推算表
客房数 柜台长度 服务台与办公面积
50 3.0m 5.5m2
100 4.5m 9.5m2
200 7.5m 18.5m2
400 10.5m 30.0m2

此外,酒店大堂的面积也和客房的数量有密切的关系。一般情况下,酒店的主前厅或大堂(包括前厅)的面积按每间客房0.8~1.0m2计算。
总之,前厅的设置是前厅业务运转的基础,而且,前厅一旦落成又很难改变,因此在设置前一定要进行可行性研究。
3.前厅的构成及环境
前厅的装饰、灯光、布置,必须有特色,必须体现酒店的级别、服务特点及管理风格,必须对客人有较强的吸引力,并具备宁静的气氛。更重要的是,前厅的布局要考虑到酒店经营与管理的需要。
(1)前厅的构成
通常一家酒店的前厅应由下列部分构成:
①酒店大门
酒店的大门由正门和边门构成,大门的外观要新颖,有特色,能对客人有较强的吸引力。一般的酒店都采用玻璃门作为正门。酒店的玻璃门要选用厚度、强度、颜色适当的玻璃制作,安装要牢固,防止玻璃落下碰伤客人。玻璃门要有醒目的中英文及图形标志,酒店的店名牌、店徽及星级标志要醒目、美观,不易被来往的车辆挡住。大多数酒店的正门分成两扇,便于客人进出,及门卫为客人提供开门服务,也可以根据客流量的大小增设更多扇门,正门两侧应各开一两扇边门,以便于酒店员工及团队客人的行李进出酒店。正门安装自动感应门的酒店,应同时开设手开边门,以防感应失灵时客人无法进出酒店。有些酒店使用双道门,即两道有一定间距的门,内道门开则外道门关,外道门开则内道门关,这样可以节约能源。使用旋转门为正门的酒店,旋转门的性能应可靠,螺丝要牢固以防夹伤客人。为安全起见,酒店的正门在夜间应关闭只留边门。
酒店的大门前,应有供客人上下车的空间及回车道、停车场,使客人进出方便、安全,正门外还应留有足够的空间,以暂时摆放进出店团队客人的行李。有些酒店正门前还设计了小花园和喷泉,以给客人留下良好的第一印象。正门前台阶旁还应设立专供残疾客人轮椅出入店的坡道,以方便残疾客人出入店。通常在大门口还铺设一块地毯,供客人擦干净鞋底后进入前厅,以维持前厅的整洁,防止湿鞋带入前厅的水珠滑倒客人。边门旁应设置伞架,供客人存放雨伞。酒店大门外的空地,通常应设置旗杆,一般设置三根,分别用来挂店旗,国旗和在酒店下榻的各国国家元首所在国的国旗。
②公众活动区域
前厅的风格、面积必须与酒店的规模和星级相适应,前厅中应有足够的空间供客人活动。
③柜台
大厅内有多个服务用柜台,柜台的布置必须与前厅总的风格协调一致,必须符合服务的要求。
④公共设施
大厅内应有齐备的公用电话等公用设施,较高档的酒店还应配备供客人查询有关酒店服务设施位置及时间等信息的电脑。
⑤洗手间及衣帽间
大厅内应设有用中英文文字及图形明显标志的供男女客人使用的洗手间,洗手间要宽敞,各种用品如手纸、面巾纸、香皂、干手器、小毛巾、擦鞋机等要齐全,洗手间应干净无异味。
总之,前厅内客人的活动区域,酒店员工的活动及工作区域,店外单位驻店服务点的工作区域,都能最大限度地发挥出效率,客用电梯、酒店员工电梯及行李专用电梯应分别设立。
(2)前厅的环境
①光线
前厅内要有适宜的光线,要能使客人在良好的光线下活动,员工在适当的光照下工作。前厅内最好通入一定数量的自然光线,同时配备层次、类型各不相同的灯光,以保证良好的光照效果。客人从大门外进入大厅,是从光线明亮处进入到光线昏暗处,如果这个转折过快,客人会很不适应,睁不开眼睛,所以,灯光的强弱变化应逐步进行。要使每位客人的眼睛都能逐步适应光线明暗的变化,可采用不同种类、不同亮度、不同层次、不同照明方式的灯光,配合自然光线达到上述要求。
②色彩
前厅环境的好坏,还受到前厅内色彩的影响。前厅内客人主要活动区域的地面、墙面、吊灯等,应以暖色调为主,以烘托出豪华热烈的气氛。而前厅的服务环境及客人休息的沙发附近,色彩就应略冷些,使人能有一种宁静、平和的心境,适应服务员工作和客人休息对环境的要求,创造出前厅特有的安静、轻松的气氛。
③温度、湿度与通风
前厅要有适当的温度,酒店通过单个空调机或中央空调,一般都可以把大厅温度维持在人体所需要的最佳温度,一般是22℃~24℃,再配合以适当的温度(40℃~60℃),整个环境就比较适宜了。
前厅内人员集中,密度大,人员来往活动频繁,耗氧量大,如通风不畅,会使人觉得气闷,有一种压抑感,应使用性能良好的通风设备及空气清新剂等,改善大厅内空气质量,使之适合人体的要求。
④声音
声源多、音量大。如噪音过于集中,就会超过人体感觉舒适的限度,使人烦燥不安,容易出错,易于激动和争吵,降低效率。因而在建造前厅时,应考虑使用隔音板等材料,降低噪音。酒店员工工作交谈时,声音应尽量轻些,有时甚至可以使用一些体态语言,代替说话进行沟通(如用手势招呼远处的同事)。要尽量提高工作效率,使客人在高峰时间不致长久滞留于大厅,破坏大厅安静的气氛。酒店应尽可能播放轻松动听的背景音乐,以减少噪音对客人的危害。
 

 

第三节  前厅服务技能培训

培训对象 酒店前厅部全体员工

培训目的 提升前厅部各岗位员工的服务技能,为客人提供优质服务

培训要点 技能,为客人提供优质服务
预订岗位员工服务技能要求
总台收银岗位员工服务技能
要求
 
一、接待岗位员工服务技能要求
1.接待岗位工作流程
(1)上班前5分钟检查、调整自己的仪容仪表,与上一班人员进行工作交接,了解当天的开房预计情况及有哪些工作要做,哪些问题需要解决。
(2)检查各项工作的完成情况,特别是各类报表是否齐备,然后派服务员复印,分送有关部门。
(3)负责分房的员工根据酒店空房的类型、数量及客人的预订要求给有特殊要求的客人、团队客人及当天的重要客人预分房间。
(4)整理台面,将已分好的房号输入电脑,并仔细核对,然后复印团体单,分送给行李组及各相关楼层。
(5)团队房检查完毕之后,立即打印空房表,并与楼层进行核对。
(6)检查散客房。
(7)利用空隙时间检查订单,取出已到客人的订单,在其上注明人数和房号,并将已到客人的收据及信用卡转交收银处。
(8)打印一份开房动态表,涵盖当天预计开房数、实际开房数、团体数及当日重要散客人数,在交接班时交给下一班。
(9)当班过程中,若有需要解决的问题或是重要通知,要在交接本上记录清楚,以防将事情延误。
2.接待岗位操作要求
(1)团队接待要求
①客人抵达时,首先要主动上前招呼、问好。向有关陪同人员询问该团的人数、预订的房间数等,并以最快的速度找出该团的记录。
②重新检查房号是否正确,并请陪同人员在“团队入住登记表”上签名。
③核实各项服务内容是否相符,必须要前后一致方能予以开房。如有不一致,则须与领队或陪同人员取得一致。
④要严格遵照合同,一般不允许随意增减房间。
(2)散客接待要求
①向客人问好,表示欢迎,并表示乐于为其提供服务。
②问清抵达客人是否有预订房间。如果是预订客人,可对其致以欢迎词。如果客人没有预订,在有空房的情况下,应尽量满足其住宿的要求,万一客满,最好帮助客人同其他酒店联系。
③填写住宿登记表。住宿登记表一般是一式两联,境外人员的临时住宿登记则是一式三联,住宿登记表中应包括客人的姓名、性别、职业、国籍、身份证或签证号等项内容,必须要求客人认真填写。
④与客人确认所住房间的种类、房价及付款方式,如果客人采取信用卡方式付款,接待员必须先确认酒店能否接受客人所持的卡,所持卡是否有效。
⑤填写房卡。在客人填写住宿登记表的同时,接待员应为客人填写房卡交给客人。
⑥与客房部联络。在客人办理好入住手续后,接待员应将客人的入住信息通知客房部,以便其提前做好接待的准备工作。
⑦制作客人账单。在印好的账单上打上客人的姓名、抵离日期、房号、房间类型、应付房费等内容,并将其与住宿登记表、客人的信用卡等一起送交前台收银员保存。
3.前厅接待常见问题的处理
(1)客人不愿进行入住登记
①应了解客人的想法,并耐心解释填写住宿登记表的必要性,如果客人是怕麻烦,可以代其填写,让其签字认可即可。
②如果客人是有所顾虑,害怕被人打扰,则可向客人耐心解释,并作出保证让其放心。
(2)来访者要求查询住房客人
先查询客人的房号,而后与客人联系,征得客人的同意,然后才能告诉来访者客人的房间号。
(3)在房间紧张的情况下,客人要求延住
①照顾已住店客人的利益为第一要义,宁可为即将来店的客人介绍别的酒店,也不能赶走已住店的客人。
②可以先向已住客人解释酒店的困难,征求其意见,是否愿意搬到其他酒店延住。如果客人不愿意,则应尽快通知预订处,为即将来店的客人另寻房间,或是联系其他酒店。
(4)客人离店时,带走房间物品
个别客人在临走时出于贪小便宜,或是为了留个纪念等心理,常会顺手拿走酒店的茶杯、毛巾等用品,碰到这种情况,直接向客人索要是不合适的,会令客人下不了台,破坏彼此间已建立起来的和谐关系,聪明的做法是不露痕迹地告诉客人:“您房间里的东西找不着了,是不是您一时不注意放在什么地方,忘记恢复原位了,能不能麻烦您帮助我们找一找?”
二、迎宾岗位员工服务技能要求
迎宾员,是站在酒店入口专门负责迎送客人的前厅部员工。通常是由男性担任,其工作程序是:


1.迎接客人
(1)当客人抵达时向其点头致意并说“欢迎光临”,表示欢迎。如客人是乘车前来,则应替客人打开车门,并将右手放于车门上方,提醒客人不要碰头。开关车门时要格外小心,以免夹到客人。
(2)协助行李员卸下行李,并查看有无遗漏,而后关门退后,向司机道谢,示意司机开车。
2.指挥门前交通
迎宾员须掌握酒店门前交通情况,牢记停车场地址,以便快速准确地指示车辆停靠点。
3.做好门前保卫工作
迎宾员可利用其特殊的工作岗位,注意门前来往行人,及时发现可疑人员,协助作好酒店的安全工作。对于举止异常的人,应随机应变,机智处理,阻止其入内。
4.回答客人的问题
迎宾员处在一个较为特殊的工作地点,客人经常会顺便向他们询问有关情况,如酒店的设施,一些娱乐活动的举办地点,市内风景名胜的地点等,则应热情以待,努力给客人一个满意的答复。
5.欢送客人离店
当客人离店时,迎宾员应主动上前与客人打招呼,并协助行李员装好行李,帮客人把行李搬上车,让客人核实行李数。当客人上车后,感谢客人对酒店的光临,预祝客人旅途愉快,然后,为客人关上车门,向客人微笑告别,目送客人的车离去。
三、行李岗位员工服务技能要求
酒店的行李服务通常是由前厅部的行李员提供。其工作岗位一般位于大堂的礼宾部。
1.散客行李工作流程
(1)入店
①客人抵店后,行李员主动上前向客人表示欢迎。
②与客人一起清点行李数目,检查是否有损坏。
③将客人引至总台,帮助客人搬运所带的行李,搬运时必须十分小心,不可损坏行李;贵重物品要让客人自己拿。
④客人办理住宿登记时,行李员要站在一旁等候。
⑤带领客人到客房。客人办完手续后,行李员从接待员手中领取房间钥匙,带客人到客房。在乘电梯时,要请客人先进去,再按楼层键。
⑥进入房间之前,为防万一,要先敲门,确定无人再进入。将行李放好,若是白天,再为客人打开窗帘,将钥匙交给客人,为客人适当地介绍房内设施。
⑦询问客人是否还需要其他服务,若没有,则向客人道别,迅速离开,将房门轻轻拉上。
⑧填写“散客行李搬运记录”。
(2)离店
①站立在前厅大门附近,随时注意是否有人离店,若有则立即上前提供服务。
②若是接到客人电话要求搬运行李的服务,则应问清房间号,立即赶到客人的房间。
③按门铃或敲门进房,帮客人将行李搬到大厅,若客人还未结账,应告诉客人结账地点,等待客人。
④清点行李,装车,送客人离店,向其道别,祝其一路顺风,行程愉快。
⑤填写客人“离店行李搬运记录”。
2.团队行李服务流程
(1)入店
①行李到店时,由领班与送行李者一起清点行李件数,检查是否有破损情况,而后填写“行李进出店登记表”,若有破损,应加以注明,最后请团队负责人签字证实。
②将行李运进行李房,摆放整齐,挂上行李牌,最好把行李罩住,在拿到分房表后,查出客人的房间号码,写在行李牌上。
③分好房后,尽快将客人的行李送到房间,若发现有错误应立即报告当班的领班和主管,协同查清。
④对运送行李的情况应作详细记录,进行核对,并存档。
⑤在送行李的过程中应认真、负责,力求不出差错,保证行李完整无缺,并做到对客人礼貌有加。
(2)离店
①接到团队行李离店的通知后,将其号码的行李离店的时间准确地记录在交接班的本子上,找出该团入店时填写的行李表进行核对,重新建立一个表格。
②按照团队的号码、名称及房间号,到相应的楼层收取行李,并与客人一起核对。
③将行李集中,运到行李部,检查后,在“行李进出店登记单”上签字,将行李罩好,并贴上表。
④运送行李的车到达之后,协助将行李装车,并由团队负责人清点行李件数,在“行李进出店登记单”上签字,注明车号。
⑤由领班将填写齐全的“行李进出店登记单存档”。
3.行李寄存和提取
(1)行李寄存工作要求
①确认身份。客人要求寄存行李时,要先问清客人的身份,须是本店客人,才予以寄存。
②请客人填写“寄存卡”并签名。将“寄存卡”上联交给客人,下联系在行李上。
③检查行李。看是否上锁,并提醒客人不能将贵重物品及易燃易爆的危险物品寄存。
④将行李有序地摆放。
(2)行李领取工作要求
客人领取行李时,行李员要当而将行李件数点清,再交给客人,同时把“寄存卡”的上、下联订在一起存档。
(3)注意事项
行李员在为客人办理寄存和提取业务时,均应严格按照规定进行,以免引起纠纷。
①如果客人丢失了寄存卡,则一定要凭借足以能证明客人身份的证件来放行行李。
②若非本人领取,也一定要请来人出示足以证明其身份的证件。
四、预订岗位员工服务技能要求
1.预订岗位工作流程
(1)提前5分钟整理仪容仪表,按时到岗。
(2)进行交接班、签到,认真阅读交班内容。
(3)详细了解当天及近期的房间使用情况,预订房间的客人到达的时间、人数,及时与相关岗位进行沟通联系。
(4)详细了解预定当天到店的VIP身份、房间号及抵离时间;确认是否已分好房及房间状态,若尚未安排妥当,要通知接待岗位工作人员尽快安排。
(5)将VIP单和报表送至总经理办公室、客房部及餐饮部。
(6)了解当天团体及散客预订情况,并将有关情况及数据打印在表格上。
(7)将前一天的订单进行整理并装订。
(8)若是星期日当班,应作出下一周的“房间预订情况表”、“VIP预订情况表”,并发送至有关部门。
(9)认真完成当天的预订工作,不能及时完成则应在交接班时交待清楚,让下一班完成。
2.预订岗位操作要求
(1)预订的方式
①电话预订
在接受电话预订时,预订岗的员工须注意以下几个方面:
a.不能让客人久等,预订员必须对本月本季的客房情况非常熟悉,能及时向客人提供其需要的信息。
b.若因某些特殊原因不能马上答复,应留下客人电话号码和姓名,等到查清之后再通知客人。
c.由于电话的清晰度、语言障碍及听力等因素的影响,电话订房容易出错,因此,预订员必须将客人的预订要求认真记录,并在记录完毕之后向对方复述一遍,得到客人的确认方可。
d.必须在电话中向客人问清其姓名、单位、国籍、抵离日期、订房的保留时间等一系列问题,并要复述一遍,让客人核对。
e.接听电话时要注意做到亲切、耐心、细致,充分体现工作效率。
②传真订房
传真订房应严格遵照下列程序:
a.要认真阅读,弄清客人在传真中所提出的要求。
b.把这些要求清楚地写在订单上。
c.根据客人所提的要求,通知有关部门,让其早做准备。
d.如果客人提供的资料不够详细,须按来件上的地址、传真号与客人联系,弄清有关情况。
③口头订房
口头预订是指客人直接来到酒店,当面预订客房。对于客人的口头预订,预订员应注意以下事项:
a.记录要清楚。特别是客人的姓名不能写错。
b.要让客人确定逗留的天数,如果不能完全确定,也要让其说出大致的日期。
c.接待客人时态度要友好,充分展示酒店的形象。
④合同预订
合同预订是指酒店与旅行社或是某团体之间通过签订订房合同,以达到长期出租客房的目的。应注意订房合同的样式与内容要依据酒店的不同而有所变化。
⑤互联网预订
随着计算机的推广使用,越来越多的散客开始采用这种方式进行预订,这种预订方式具备了方便、快捷、先进而又廉价的优点。
(2)预订的受理
①接受预订
预订员在查阅电脑或预订簿后,如确定有空房,能满足客人的要求,则可以接受预订。并应立即填写预订单,将客人姓名、抵离时间、房间类型、价格、结算方式等各项内容填写清楚。
②拒绝预订
如果酒店无法满足客人的要求,应对预订加以婉拒。但在拒绝时,切忌简单生硬地回绝客人,而应该主动提出一系列的建议供客人选择。如建议其更改来店日期、变更客房预订数或是房间类型等。另外,在征得客人的同意后,还可以把客人的姓名等有关资料记录在候补客人名单上,一旦有空房,就立即通知客人。
③确认预订
在接受客人的预订要求后,预订员应立即把客人的预订要求与酒店未来时期客房的利用情况进行对照,查看是否可以满足客人的要求,如果可以,就须对客人的预订加以确认。
确认预订的方式通常有两种—口头确认与书面确认。在条件许可的情况下,应尽量采取书面确认的方式,向客人发出确认的信函。
④核对预订
对于提前很长时间就预订了客房的客人,酒店为了提高预订的准确性和开房率,并作好接待准备工作,在客人到店前,预订岗位人员应通过电话或书信等方式与客人进行再次核对,问清其抵达日期及住宿人数等是否有变化。
⑤取消预订
由于各种临时出现的原因,客人可能会在预订了房间后又取消订房。预订员在接受客人取消预订时,应按以下方法正确处理:
a.不要流露出任何不愉快的情绪,并表示欢迎客人随时再光临酒店。
b.客人取消预订后,预订员要作好预订资料的处理工作,如在预订单上盖上“取消”的印章,并在其备注栏内注明取消日期、取消人等,然后存档。另外,还要在电脑或预订控制簿上将其注销。
c.如果预订后预订岗已将其情况通知到其他各相关部门,那么在客人取消预订后就要将这一信息再次通知给以上这些部门。
⑥变更预订
变更预订是指客人在抵达之前临时改变预订的日期、人数、要求等。在接到客人要求变更预订的申请后,预订员应先查看有关预订记录,确定是否能够满足客人的变更要求。如果可以,则予以确认,并填写“更改表”,修改有关记录。若在此之前已将客人的有关资料通知给有关部门,则还应把变更的信息再传达知给这些部门。如果不能满足客人的变更要求,预订员应将酒店的情况如实告知客人,并与之协商解决。
⑦超额预订
超额预订是指酒店在某个时期内,有意让其接受的客房预订数超过其接待能力,其目的是提高客房利用率。因为客人往往会由于种种原因临时取消预订,或是改变预订,从而造成酒店部分客房处于闲置状态,如果酒店进行超额预订,就可以减少损失。不过,超额预订应该有“度”地限制,避免出现因超额而使客人不能入住。
如果因超额预订而不能使客人入住,酒店应向客人道歉;并帮助客人与其他相同等级的酒店联系。
3.预订员服务原则
在受理客人的预订时,有一些总体原则是预订员必须遵循的:
(1)填写“预订单”时务必十分严肃认真,逐栏逐项填,字迹工整,不出差错。
(2)接到“预订函”后,应讲求效率,立即处理,不能让客人久等。
(3)接听电话时,必须使用礼貌用语,做到友好亲切,应答得体。


五、咨询岗位员工服务技能要求
1.咨询岗位工作流程
(1)上班前5分钟到达岗位,并接受仪表、仪容的检查。
(2)与上一班当班人员进行交接,对相关问题要当面问清。
(3)在“交班簿”上签字并阅读“交班簿”。
(4)了解当天酒店内的最新动态与房态,熟悉当天抵店的VIP情况。
(5)检查传真等是否已交到其相关的客人的手中,检查有无留言、留言灯是否还亮。
(6)午间时取出当天的报刊及客人信件,检查完之后交给行李主管处。同时检查电传、传真等。
(7)整理、处理信件与传真等,作好当班的传真营业报表。
(8)将未办理之事详细交待给下班当班人员,如当班时有委托代办,须详细记录在专门的本册上,尽量在当班时完成,万一未能完成,则要详细交待给下一班。
(9)将所有留言处理完之后,关掉留言灯。
(10)清理杂物,搞好柜台卫生,清点办公用品,及时进行补充。
(11)作好当天酒店内部的传真营业报表,将客人的信件寄出。
(12)进行交接班。
2.咨询岗位操作要求
(1)咨询
客人咨询的内容包括有关酒店本身的一些情况,也有关于酒店所处城市的交通、旅游景点等方面的问题,涉及面可能会相当广泛,因此,咨询岗位的员工必须具备一定的知识面,掌握大量的相关信息,了解有关的最新信息,以便能给出令客人满意的答复。
(2)查询
查询的内容一般有:客人的房号、客人是否有其他来访者等。接待这一类的查询,咨询员首先应问清来访者的身份与姓名及其与住店客人的关系等,然后打电话给被查询客人的房间,客人表示同意后,才能让来访者进入楼层造访。如果客人正好不在房内,咨询员就应严格遵照保护客人隐私权的原则,不能随便将客人的房间号码告诉来访者,更不可以随便让来人进入房间找人。
(3)客房钥匙的管理
在客房钥匙的管理方面,还应注意以下几点:
①钥匙应由专人负责,每天开始工作前,检查是否所有钥匙都放置在了正确的位置上。要特别注意钥匙及邮件架的安全,无关人员不允许拿取钥匙。
②注意与收款员、大厅服务人员及团队陪同、领队等保持联系,提醒离店的客人归还钥匙。
③要注意钥匙的保养,定期擦拭,发现有损坏则立即更换。
(4)客人信件的处理
对客人的信件必须认真负责地进行处理,仔细查找后,完整无缺地交到客人手中,避免发生因信件传递有误而引起不必要的麻烦,或者是给客人带来不必要的损失。处理方法是:
①将信件与在店团队客人名单核对,找到收件人之后,在信封上写上收件人房间的号码。
②将信件放入相应的邮件架格内,并每晚定时检查,若发现客人未取走信件,应派人将信件送到客人的房间。
③把余下的信件与“预订登记簿”、预期抵店客人的名单进行核对,找到收件人之后,将客人抵达的日期写在信封上。如果是当天就要抵达的客人的信件,应马上交给开房组,其他信件则暂时先存放在信件寄放架内,当班的咨询员应每晚检查信件存放架,把次日即将抵店的客人的信件交给开房组。
④其余的信件与“邮件转寄单”进行核对,按转寄单上客人所注明的要求进行办理。
⑤有一部分信件可能是已经离店客人的,则应与住店客人名单、“客人资料档案卡”进行核对,找到收件人之后尽快转寄。
⑥若是无人认领的信件,在到了酒店规定的保管期限之后,可经主管人员批准,将信件退还给寄件人。
(5)留言服务
①访客留言
访客留言一般是一式三联,先是由服务人员将“访客留言单”填写完毕交给领班检查。之后,开启客房的留言灯,把访客留言单的第一联放进钥匙或邮件架,第二联、第三联则分别送交电话总机与行李员,其中,行李员还需要将“留言单”从房门底下塞入客房里。这样,客人就可通过三种途径来获悉访客留言的内容。咨询员为确保客人获知留言的内容,应将留言灯一直开启到客人拿到“留言单”为止。
②住客留言
客人为预防在其离开期间有人造访,往往也需要留言,这时就需要填写另一种留言单,即住客留言单。住客留言单一般是一式两联,分别由咨询组与电话总机保存。如有客人来访,咨询员应将留言内容告知来访者。
六、总机话务岗位员工服务技能要求
1.总机话务岗位工作流程
(1)准时到岗,进行交接班。交接时必须向上一班人员了解清楚叫醒服务情况、电话转移情况及客人的其他一些特殊要求。
(2)阅读“交接班记录”并签名。
(3)了解当天天气情况。
(4)了解当天的VIP,熟悉他们的姓名及房号。
(5)开展正常话务工作。
(6)注意接班后的叫醒服务。
(7)进行交接班,向接班人员交接清楚VIP情况、通讯情况及叫醒情况。
2.总机话务岗位操作要求
(1)电话转接及留言服务
①向来电话者热情问好,然后认真聆听客人讲话再转接,并说“请稍等”,如果客人需要其他咨询、留言等服务,应对客人说:“请稍等,我帮您接通某部门。”
②在等候转接时,为客人播出悦耳的音乐。
③接转之后,如果对方无人接听,话务员应在铃响五次之后向客人说明:“对不起,电话没人接,请问您是否需要留言?”若是需要留言,则将电话转至前厅问询处。若是给酒店管理人员的留言,则由话务员清楚地记录下来,通过寻呼或其他方式尽快将留言转达给有关人员。
(2)回答咨询及查询服务
①如果客人查询的是常用电话号码,话务员须以最快的速度对答,体现工作效率。因此话务员平日应将那些常用的电话号码进行熟记、背诵。
②如果客人是查询非常用电话号码,话务员必须请客人稍等,保留线路,以最有效的方式为客人查询号码,在确认号码正确无误后,再及时通知客人。如果所查询的号码比较难查,一时之间查不出来,则应请客人留下电话号码,等查清后再主动与客人进行联系,将号码告诉客人。
③如果来电是查询客人房间的电话,话务员务必要注意为客人保密,不能泄露住客的房号,应先接通,然后让客人直接与来电人通话。来电时如果总台电话占线,话务员可通过电脑为客人查询。
(3)“免电话打扰”服务
①话务员要将所有提出免电话打扰服务要求的客人姓名、房号记录在交接本上,并注明接到此通知的时间。
②话务员将这些客人房间的电话号码通过话务台锁上,并要及时准确地把这一信息通知给所有的当班人员。
③客人取消了免打扰服务后,接到通知的话务员应立即通过话务台释放被锁住的电话号码,并在交接班本上注明取消的时间。
④在客人接受免打扰服务期间,若有人来电要求与客人通话联系,话务员应将客人不愿意被打扰的信息礼貌地告知来电者,并建议其留言或是等客人取消免打扰服务之后再进行联系。
(4)叫醒服务
对每一个来自酒店内部客人的叫醒服务申请,话务员都要进行确认。
①将叫醒日期、房号、时间、话务员工号及收到申请的时间都清楚地记录在记录本上。并把信息输入电脑,检查是否正确。
②夜班的话务员把叫醒记录按时间顺序整理记录在交接班本上,注明相关信息并签字。
③当班的话务员务必在当日的最早叫醒时间之前先检查叫醒机是否工作正常,一旦发现问题,应及时通知相关部门进行处理。
④话务员务必在客人要求的时间准时叫醒客人,向客人亲切问好,并提醒其叫醒时间已到。
⑤在叫醒时,话务员一旦发现有异常情况,要及时通知有关部门,并准确记录在交接班本上。
(5)火警电话的处理
①当班的话务员接到火警电话时,要保持极其清醒的头脑,弄清火灾发生的地点及火情。
②立即通知总经理及主管经理,并说明有关情况。
③通知工程部、保安部、医务室等有关部门及火灾区域部门管理者立即赶到火灾发生地点,在通知时要清楚地说明火情及具体地点。
七、商务中心岗位员工服务技能要求
1.商务中心岗位工作流程
(1)提前5分钟到岗,进行交接班并了解上一班的情况。
(2)阅读“交接班簿”并在上面签字。
(3)检查工作设施,进行清洁维护。
(4)开始日常工作。
2.商务中心岗位操作要求
(1)传真接收操作
①把传真机上收到的传真件进行分类,认真阅读来件抬头,根据收件人的姓名在电脑中查询。
②查到之后在商务中心“日传真来件统计报表”上登记。
③电话通知客人,如客人在房间,则派行李员送至其房间,同时开出账单,交前厅收银处。
④如果客人正好不在房间,则进行留言,一式三联,分别请行李员一联送至房间,一联留给前厅,第三联与原件放在一起。
⑤如果是店外客人接收的传真,则根据传真上所提供的信息,通知接收人速来领取,并按酒店规定收费。
⑥对于找不到收件人的疑难来件,应请示上级,妥善处理。
(2)传真发送操作
①主动热情地接待客人,接过客人拟好的稿件,问明发往的地点。
②仔细阅读客人所要发送的稿件,查看是否有不清楚的地方。
③检查客人是否已将传真号码、姓名等项内容填写清楚。
④输入传真号码,与稿件上所写的进行核对,确认无误后,按键发送。
⑤传真发出之后,将成功发出报告单及原件一同交给客人。
⑥按照有关规定计算传真费。请客人付款或是签单,并将传真号码及发送所用的时间在账单上注明;然后把账单送到前厅收银处。
⑦因为线路不通等各种原因暂时发不出传真时,应该向客人道歉并解释,另外,如果客人不是很急,可以请其先签单回房,等发出之后再通知客人。
⑧填写“日发送传真报表”。
(3)复印服务操作
①主动跟客人打招呼,欢迎客人,介绍收费标准。
②根据客人的要求对复印纸张的规格、复印张数及色彩浓淡进行选择。需要放大或是缩小则应调整好比例尺寸。
③将复印原件定好位置,平铺,检查送纸箱是否已准备好,然后按动复印键。
④印出第一张后,查看有无问题,如没有,即可连续复印。
⑤复印完毕后,将原件按顺序交给客人;问明客人是否需要装订复印件,若需要,则替其装订。
⑥根据所复印的规格及张数,开出账单。账单要一式三联,一联存底,一联交财务结账处,第三联交给客人。
⑦将账单号码、金额、付款方式及客人的房号分项填写在“日复印报表”上。
(4)打印操作
①热情欢迎客人,主动向客人介绍打印的收费标准。
②拿过客人要打印的文件,了解客人的要求,浏览全文,看是否有不清楚处,若有,则当即问清。
③估计大概能完成的时间并告知客人。
④文件打出之后须请客人校对,然后修改,再校对。
⑤将打好的文件交给客人,根据打字张数计费,开出单据,并请客人签字,然后将账单转交前厅收银处。
⑥填写“日复印、打字报表”。
⑦询问客人的文件是否需要保留,若无此要求,则删除掉。
八、总台收银岗位员工服务技能要求
1.总台收银岗位工作流程
(1)上班时间提前5分钟到岗,进行交接班,阅读交接班簿并在上面签名。
(2)详细了解上一班客人的开房情况和交费情况。
(3)详细了解上一班的VIP住房情况和交费情况。
(4)开始一天的正常工作。
(5)在下班之前把工作环境卫生清理好,之后进行交班。
2.总台收银岗位操作要求
(1)结账方式
①现金支付
这种支付方式的操作比较简单,收银员只要按照电脑所打印出的账单或是账单卡上所列各项账目的应收款数请客人交款即可。
②信用卡支付
对以信用卡方式支付的客人,要先认真检查其信用卡是否有效,对其签名进行核对。已经确认后可以采用信用卡支付方式的客人,按酒店有关规定进行办理。
③旅行支票支付
旅行支票是支票持有者用现金在银行购买的一种专用支票。有时会有客人采用旅行支票来结账,那么收银员一定要先确认客人所持支票是否有效和酒店是否受兑,确认之后才可以接受。
(2)团队结账
①在团队结账之前半小时做好相关的准备工作,将团队的账复查一遍,确认是否均按相关要求入账,所有附件是否齐全等。
②领队或陪同人员前来结账时,把账单递交,请他们检查并签名认可。
③将账单送交财务部进行收款。
(3)散客结账
①将客人的总账单及所有附件如赊欠凭据单、信用卡签单等与客人的房号、姓名进行核对。
②向客人收回客房钥匙,若客人因故暂时不想交出钥匙,要通知楼层服务员,以便他们在客人退房时向客人收回钥匙。
③通知楼层服务员检查客房,看有无东西损坏,物品是否齐全等。
④确认客人新近是否有消费,在电脑中查找并询问其本人,要确保客人的所有消费项目都有入账。
⑤将客人的综合消费账单用电脑打出,请客人检查,确认之后请其付款、结账。
⑥在客人的登记表上盖上时间戳,送交服务总台,让其及时了解客人离店的信息,相应更正客房状态。
(4)外币兑换和保险箱服务
①外币兑换
a.现钞兑换
负责兑换外币的员工热情接待前来兑换外币的客人,主动了解客人的需求。将客人的外币进行鉴别,确认其真伪,是否可以进行兑换。按要求填单,将外币的种类与金额、汇率、外汇折算等项内容填写清楚。将填好的水单交客人签名,写上房号。把水单及外币现钞送交出纳复核、配款。经兑员根据水单的第一联对出纳的配款进行复核,确认无误之后交给客人。
b.旅行支票兑付
第一,热情接待客人,询问客人需要何种服务。
第二,检查客人所持支票的真伪及支付范围。
第三,请客人在支票指定的复签位置上当面复签,并核对支票的初签与复签是否相符,如有可疑之处,应进一步检查,比如要求持票人背书。
第四,请客人出示证件,经兑员进行核对,如相片是否相符,支票上的签名与证件上是否一致,而后将支票号码、持票人的号码及国籍抄到水单上。
第五,填写兑换水单,一式两联,并计出贴息及实付金额。让客人在水单的指定位置上写上姓名、房号,将尾签撕下给客人,将水单及支票送交复核员。
第六,经兑员认真复核水单上的金额及出纳所配好的现金,将应兑换给客人的金额唱付给客人。
c.信用卡
目前酒店受理的信用卡主要有国内发行的长城卡、牡丹卡等,香港汇丰银行的东美卡和万事达卡、南洋商业银行的发达卡;国外有美国运通公司的运通卡,日本东海银行的百万信用卡、三和银行的JCB卡等。其一般的兑换程序是:
第一,对客人的信用卡进行确认,即辨真伪、看清有效期等,并压卡。
第二,若客人的信用卡需要取授权号,则将信用卡上的号码、有效日期及支取金额及客人的国籍、证件号码等信息告知给有关银行的授权中心,取得授权后方可承办;如未能取得授权,则须进行认真查阅。
第三,把取现单和水单交给客人签名,并与信用卡上的签名核对,确认无误后再递交给出纳进行配款。
第四,将配款与水单上的金额进行认真核对。
第五,把取现单、信用卡、第一联水单及现金交给客人。
②保险箱服务
为了保证客人财产的安全,酒店一般都在前台的收银处设有贵重物品保险箱。住客如果需要使用,酒店可划定某保险箱在客人住店期间归其使用。保险箱服务的一般程序为:
a.请客人先填写登记卡,并检查客人所填写的是否正确。
b.根据客人登记卡中所填的需要保险箱箱号的大小,将满足其需要的保险箱的钥匙交给客人。
c.将箱号记录在专门的登记卡上,经手人签名后,再把卡按顺序放好。
d.客人需要开箱时,当班员工须先找出登记卡,让客人在其上签名,经办人核对无误后,再开箱。客人也须在卡上签名。
e.客人取消保险箱服务后,经办人须要求客人在卡的终止栏内签名,自己也要签名,注明日期、时间,然后把卡放到客人的资料柜上。
(5)前台收银处的管理
①前台收银处的安全管理
a.对开启保险柜的密码及钥匙要制定严格的开户手续,并遵照执行。
b.收银处的备用周转金不能超过银行规定的限额。现金不能在收银处存放过夜,应按照财务制度的有关规定将当日所收现金存放到保险箱内。
c.当客人用信用卡结账时,收银员要仔细检查卡的真伪及有效期,若有疑点要立即报告上级及保安部门。
②对超额消费的管理
a.酒店的催收工作由收银处负责处理,收银人员要按照催款工作的有关原则与规定及时对超额消费客人进行费用催收工作。
b.在催收工作过程中,应保持与保安部门的密切联系,及时向其提供有关信息,以便在必要时获得保安部门的帮助,共同做好催收工作。
c.在催收中,收银处应根据实际情况进行灵活处理,如可扣押客人证件或其他较为贵重的物品,到催收结束之后再予以归还。
③防止客人逃账
为保护酒店利益不受损害,收银员应掌握防止客人逃账的技术。
a.向客人收取预订金
收取预订金一方面可以约束客人,使客人不能随便取消预订;另一方面,也可以在客人到达之后,将预订金当作预付款使用,从而避免客人逃账。因此,收银员一定要坚持向客人收取预订金,如果客人不愿意,要作好解释工作。
b.收预付款
预付款的收取应因人而异,对于常客、预订的客人或是旅游团队等是不用收取预付款的,但对于初次光顾酒店、不曾进行预订、同时其信用程序又不明或是信用程度较差的客人,酒店收银员要向其收取预付款。
c.对持信用卡进行支付的客人,收银员应提前向银行要授权
对于持信用卡的客人,为提高其实用限额,酒店可采取提前向银行要授权的办法。若授权遭拒,则应让客人以现金支付超出信用卡授权金额的部分。
d.密切注意客人的异常表现,加强催收账款的力度
准备逃账的客人通常会有一些异常的表现,特别是有时会一反常态突然大笔消费,收银员应敏感地注意这些异常表现,对可疑的客人加大催收力度。
 

培训练习4

电话订房操作要求
电话响三次之内接听,接到电话时,必须说“我是酒店订房处,有什么需要帮忙的吗?”声调友好亲切。填写订单,注意问清以下的项目:
1.客人的姓名、单位和国籍。
2.到达和离店具体日期、时间。
3.需要房间数量、类型及价格。
4.来电订房人的姓名、公司名及电话号码。
5.客人是否要求接机接站,说明收费标准。
6.订房间的保留时间,是否用信用卡或预付金确保房间。
7.最后将上述内容向客人核对。

前台接待服务标准

一、上岗前按规定着装,服装挺括、整洁,皮鞋光亮;左胸前佩戴胸牌;头发梳理整齐,男员工头发不过衣领,不留胡须,女员工头发不得过肩。

二、在岗时站立服务,站姿端正,保持自然亲切的微笑,任何时间不得随意离岗。

三、礼貌周到,待客和气,见到客人主动打招呼,对客人用敬语,语言规范、清晰,如遇繁忙,请客人稍等。

四、热情接待客人,用相应语言接待中外客人,提供周到、细致的服务。

五、态度和蔼、亲切,切勿谢绝客人,应使客人感到亲切、愉快。

六、服务快捷、准确,为客人办理入住登记手续不得超过3分钟。

七、准确、及时将客人抵、离时间,各种活动安排通知有关部门,保证衔接无差错。

八、大堂总台各种工作用品完好、有效、整齐、清洁、有序,周围环境整洁,盆景鲜艳、美观。

九、管理人员坚持在服务现场督导,每天作好岗位考察记录。

十、作好交接班记录,交接工作清楚、准确、及时、无差错。

前台办理入住登记、验证服务标准

一、新员工上岗前,将登记验证作为重点工作进行培训。

二、登记时,接待员必须认真地核对“住宿登记表”上的所有项目,严格执行公安部门的有关客人登记、验证及户籍管理的规定。身份证和护照、签证必须齐全、有效,发现过期失效的一律不得办理入住登记手续。发现查控人员,立即报告安全部门。

三、当班经理、主管负责检查当班接待员入住客人的登记,若有遗漏,要及时与客人联系补齐,以确保信息的准确。

四、在登记、验证过程中,如遇接待员不能处理的特殊情况,须逐级上报,不可擅自处理。定期对登记、验证工作进行考核,考核不合格者不允许上岗。对在登记、验证方面出现问题的接待员,视情节轻重进行处理。

解决客人需求工作标准

一、接受客人要求
(1)首先表示出自己乐意帮助的态度。
(2)对问题内容作记录,包括客人的名字和房号。
(3)重复客人的问题以证明自己明白客人的需求。
(4)即使客人提出的需求是由其他部门未完成的,也要帮助客人,不能推诿。
二、解决问题
(1)告诉客人解决其需求方案和大约所需时间。
(2)如果可能要告诉客人事情进展的情况。
(3)如果有费用问题一定要事先告诉客人。
(4)如客人的需求不能解决,要想其他方法尽量给予帮助。
三、善后工作
(1)客人需求解决后要询问客人是否满意。
(2)作好记录,以便查询。

团队预订客房服务标准

一、询问、明确团队情况
(1)团队名称、住客姓名、国籍、身份、人数、抵离店时间、使用的交通工具、房间种类和数量、用餐类别、时间和标准。
(2)付款方式、费用自理项目。
(3)团队中其他要求和注意事项。
二、查核
(1)酒店优惠卡。
(2)核查预订人身份、联系电话、单位名称等。
三、复述、确认预订内容
(1)复述、确认预订内容。
(2)明确预订房间最后保留时间。
四、记录预订
(1)填写“团队预订单”并输入电脑。
(2)按日期存放订单。
 
接机服务标准

一、准备
(1)提前从前台获得需接机客人的姓名、航班号等信息。
(2)准备接机牌,打印接机单。
(3)提前向机场确认航班是否准时。
(4)通知车队按时派车。
二、迎接客人
(1)举接机牌站立出口处,确保仪表、行为规范符合酒店要求。
(2)向接到的客人致欢迎辞。
三、返回酒店
(1)帮客人搬运行李,送客人上车,确认行李数目。
(2)途中向客人介绍酒店及当地情况。
(3)到达酒店,帮客人拉车门,再次确认行李数目。
(4)送客人到前台办理入住手续。

建立客户档案工作标准

一、准备客人登记表
汇集前一天办理登记的客人住宿登记表。
二、查询客人个人资料
(1)进入电脑程序,选择相应目录可进入客人历史档案查询网。
(2)选择相应电脑程序,并同时根据”客人登记表”输入客人姓名的第一个字母或第一个字,即可得到客人个人资料或得知有无电脑记录。
三、建立客人历史档案
(1)选择电脑程序相应一项,输入客人的姓名、性别、公司名、家庭地址、邮编、国籍、城市名称、护照号码、签证号码、生日等,以此为据,为客人建立历史档案。
(2)将客人其他特殊要求输入备注一栏。
四、确认
选择相应键,以检查电脑存储资料是否同客人手写资料相符,确认无误。

电话业务服务标准

一、接收
(1)保证电话间整齐、清洁。
(2)电话间内有“请勿吸烟”标志,在电话间桌子(或墙壁)上放国外、国内直拨长途电话地区代码表,并备有笔、纸供打长途电话客人使用。
(3)告诉客人计费方式。
二、核对
(1)客人类型:住店客人或非住店客人。
(2)电话类型:国际长途或国内长途。
(3)付款方式:现金、信用卡、入房账。
(4)如客人是住店客人,迅速查对酒店预订系统,核对客人的姓名和房号。
(5)如客人是非住店客人,告诉客人须现金付款。
三、通话
(1)拨总机请打开长途线。
(2)告知其他工作人员客人正在打长途电话。
(3)及时正确计价。
四、结账
(1)按电脑显示金额计价。
(2)开账单。
(3)在“登记单”上记录。

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